Как настроить пользователей ERP на продуктивную работу

1 декабря 2017

При внедрении ERP-системы возникает множество различных проблем и задач. Но в этой гуще не стоит упускать из вида одну очень важную проблему, которую предстоит решить. И называется она: организация продуктивного взаимодействия с сотрудниками компании.

Как настроить пользователей на продуктивную работу?

На этот вопрос нужно ответить до начала процесса внедрения. Важность решения этой проблемы возрастает при внедрении ERP-систем в крупные компании.

Как показывает практика, от того, как хорошо будет налажен процесс коммуникации проектной команды с сотрудниками компании, особенно с ключевыми пользователями, будет зависеть очень многое, если не всё. По крайней мере, стоимость и сроки выполнения проекта могут измениться в несколько раз. И здесь не помогут даже самые лучшие консультанты.
Если сотрудники не будут способствовать внедрению, а что еще хуже - препятствовать ему (такое наблюдается чаще в головных компаниях), то процесс пойдет намного медленнее. Придется несколько раз переделывать, переписывать, дорабатывать отдельные участки, которые не были согласованы и протестированы должным образом.

Для того чтобы этого избежать, необходимо организовывать периодические встречи руководства с членами проектной команды, и приглашать на такие встречи не только руководителей направлений, а всю проектную команду, включая рядовых консультантов и их ассистентов. Так как по опыту они, находясь на передовой, лучше всего знают ситуацию. То есть нужно обеспечить более быструю обратную связь, исключая посредников. Также необходим контроль и с другой стороны. Следует обеспечить планирование работы пользователей и регулярный контроль за ее выполнением. Это будет способствовать выявлению проблем на стадии зарождения, а, значит,и более эффективному их решению.

Важна также позиция руководства компании. Оно должно действительно стремиться внедрить данную систему и осознавать цели, которые предполагается достичь после завершения проекта. Кроме того, необходимо донести это до конечных пользователей, изменить мотивационную схему и поставить четкие ясные цели. Одним из возможных вариантов является премирование сотрудников по ходу выполнения этапов внедрения. Очень важным моментом является именно регулярность данных мероприятий, одноразовые действия не приведут к положительным результатам.

Другим ключевым моментом является ответ на вопрос: что подо что настраивается система? Под пожелания пользователей, или пожелания пользователей под систему. В данном вопросе нужно стараться соблюсти оптимум. Если есть четкие указания сверху, что теперь будет именно так, а не иначе, то процесс внедрения пойдет намного быстрее. Главное тут не перестараться, чтобы система не получилась очень неудобной. Но и реализовывать все "хотелки" пользователей тоже не стоит. Следует стараться реализовать как можно больше возможностей, используя встроенный функционал систем. Переписывать функции следует только в самых необходимых случаях. Также не следует до бесконечности улучшать отчеты, добавлять различные кнопочки и прочее.

В первую очередь, должны решаться принципиальные проблемы. Такая ситуация складывается обычно в головных компаниях, когда каждый из руководителей обладает значительным влиянием и тянет одеяло на себя. В дочерних компаниях, на заводах - все проще: сказывается отсутствие "столичного" менталитета и высокомерия у пользователей, и изначальное отношение к сотрудникам головного предприятия как к опытным и квалифицированным специалистам. Также помогает возможность "продавить" решение через руководство головной компании.

Итак, одним из ключевых моментов, способствующих успешному внедрению, является обеспечение успешной коммуникации между проектной командой и сотрудниками компании-заказчика. Для этого необходимо: обеспечить быструю и четкую обратную связь, для ускорения выявления противоречий и быстрого их разрешения; мотивировать сотрудников на достижение целей, которые должны быть достигнуты в процессе внедрения; соблюдать баланс между желаниями пользователей и реальной необходимостью. Это поможет сократить сроки и существенно уменьшить количество затрачиваемых ресурсов.

Дмитрий Желтов
ERPnews©